آموزش کاربردی مدیریت پروژه در برج های آفتاب22(فصل اول)

با توجه به نیاز روز افزون در پروژها به سیتمهای کنترلی به نحوی که تمامی پروژه در آن قابل رویت باشد بر آن شدیم شروع به تهیه مطلبی جامع در مورد روند تهیه فایلهای برنامه ریزی و کنترلی تحت نرم افزار های کنترل پروژه اکسل و ماکروسافت پروچکت به صورت پروژه های موردی پرداخته ایم  .

این مطلب در 3 فصل ارائه میشود.

1-      تهیه database

2-      تهیه فایل ارتباطی و محاسبه گر (daily report)

3-      تهیه فایل پیشرفت (master)

روند در این پکیج به این صورت است که ، ابتدا در فایل database  اطلاعات روزانه را وارد میکنیم . سپس در این فایل سه pivot tableرا refresh  می کنیم و اطلاعات آن را در فایل ارتباطی و محاسبه گر بنام (daily report) کپی میکنیم .در این فایل هم دو pivot table را refresh   کرده تا اطلاعات ما در فایل نهایی پیشرفت که ما نام آن را master  گذاشتیم و کاملا منطبق بر برنامه زمانبندی است بروز میشود و ما بدین صورت ما هر روز اطلاعات به روز پیشرفت را براساس اطلاعات دریافتی بر اساس ریز ترین فعالیتهای قابل کنترل داریم.

میتونم کاملا مطمئن خدمتتان عرض کنم که مشابه این مطلب را در هیچ کجای اینترنت و شاید در هیچ دوره ی آموزشی یافت نکنید.

فصل اول:

در مطلب سعی دارم یک نمونه فایل database  تحت نرم افزار excel  که در شرکت تاسیساتی آلاوه به منظور فعالیت کنترل پروژه برای پروژه بزرگ آفتاب 22 اجرا شد را برای شما دوستان معرفی کنم .  این نکته رو یادتون باشه این فصل بسیار سنگین است. البته برای کسانی که با pivot table  آشنایی ندارند.

مزیت قابل توجه استفاده از این سیستم کم شدن مراحل کاری جهت ارائه خروجی های سیستم کنترل پروژه است چراکه از ابتدا تا انتهای پروژه را در تمامی مراحل بصورت یک database  قوی و کامل و البته قابل اعتماد بنا بر تفاهم های انجام شده با کارفرما در مورد فعالیتها و بسته های کاری پروژه را دارا می باشیم.

اما این فایل یک ایراد بزرگ دارد وآن اینکه درصورت اینکه حجم فایل بالا رود و از کامپیوتر ضعیفی استفاده کنیم سرعت پردازش های excel  بسیار پایین می آید.

این فایل ها توسط آقای مهندس هومن یارمحمدی طراحی شده است واینجانب بعنوان کارشناس کنترل پروژه مقیم سایت وظیفه راهبری و تکمیل کردن آن را بعهده داشتم .

در این فایل ما برای هر فعایت (activity) و بسته کاری(work package) یک کد در نظر گرفته ایم.

به شکل زیر دقت کنید:


شکل 1-1

 

همانگونه که مشاهده میکنید بسته کاری لوله کشی فن کوئل دارای کد 01 و هرکدام از فعالیتهای آن دارای یک کد اختصاصی و یکه هستند.

ستون weight   به معنای وزن هر فعالیت در بسته کاری خودش است .دقت کنید این موضوع را متوجه خواهید شد.

ستون dec به معنای دسیپلین یا نوع فعالیت میباشد. چون فعالیتهای ما تاسیساتی بودنند تاسیسات مکانیکال را با M  و تاسیسات الکتریکال را با E  نمایش می دهیم.

طبق فرمت بالا تمامی فعالیتها را را وارد فایل میکنیم.

توجه: به دلیل فراگیری بهتر شما دوستان و آشنایی بیشتر با فایل و همچنین فعالیتهای تاسیساتی در ساختمانهای بلند مرتبه در خاتمه هر فصل یک نمونه از فایل کامل را جهت دانلود ارائه میدهیم.

 

لطفا به شکل 2-1 دقت نمایید !!!

ستونهای فایل خودتان را مطابق این شکل تهیه کنید.

شکل 2-1

در این ستونها نام   work package را "سطح یک"  و  activity   را "شرح" گذاشتیم.

 

نحوی محاسبات کلی  و فرمولها:

ما در ستون  H محل اجرای کار را مشخص میکنیم ، این روند به صورت زیر است:

""بلوک + طبقه + واحد""         برای مثال : A0101      یعنیبلوکA   طبقه01  واحد01

 

پروژه آفتاب 22 دارای دو برج 19 طبقه و دو برج 20 طبق بود. نام بلوکها  A – B- C –D

فرمول برای ستونهای  و J   و   وL    به صورت زیر است

شکل 3-1

 

دوستان به شکل 1-1 دقت کنید . این قسمت واقعا مهمه چرا که اگه یکی از کدهایی که اختصاص داده اید اشتباه باشد به شدت دچار اشتباه در محاسبات وآنالیزات می شوید.

 

فرمول برای ستونهای  Q – O – N – M - L

شکل 4-1

 

دقت کنید که فرمول VLOOKUP  یکی از پر کاربردترین فرمولهای مورد استفاده در فایل های ماست . فکر میکنم با استفاده از این شکل 4-1 کاملا نسبت به چگونگی کارکرد این فرمول آشنا شده اید ، اما اگر احیانا" موردی بود در بخش نظرات سایتwww.cafemodiran.com  و یا از طریق email  در خدمتتان هستم.

در ضمن در مورد فرمول vlookup  ستونهای  R   و S  به مانند شکل عمل کنید . فقط ستون متناظر تغییر می کند.

 

حالا نوبت به ستونهای نهایی فایل میرسد. به شکل زیر نگاه کنید .

شکل5-1

نوشتن علل دوباره کاری ها که در پروژه ما مهمترین دلیل کاهش پیشرفت نسبت به برنامه زمانبندی بود راهکار بسیار مناسبی برای آنالیز تاخیرات و مبحث clame    خواهد بود.

 

حالا نوبت انجام یکی از مهمترین و کاربردی ترین ابزار نرم افزار excel   بر روی فایل است !!!!!      

 

“pivot table”

 

ما اطلاعات sheet 1  فایلمون را با pivot table   به شکل زیر آرایش میکنیم تا تنها با refresh کردن آن ها کار را در فایل database تمام کنیم و به سراغ فایل محاسبه گر یا همان  daily report  برویم.

شکل زیر نحوی تهیه pivot table  را نشان می دهد.

شکل 6-1

بازه مورد نظر در این pivot table  از ستون H   تا ستون Y   است.

توضیحات بسیار مهم:

در این فایل ما دو تیپ فعالیت داریم که آنها را با دسیپلین (DEC) نمایش میدهیم.

در پروژه آفتاب 22، به دلیل روشهای اجرایی گزارش گیری های این دو دسیپلین باهم تفاوت داشت. دسیپلین مکانیکال فقط بلوک و طبقه ، اما دسپلین الکتریکال به تفکیک بلوک طبقه و واحد بود .بنابراین محل اجرای فعالیت برای فعالیتهای مکانیکال مثلا A18--  یعنی بلوک A  طبقه 18 و فعالیتهای الکتریکال بصورت B0602  یعنی بلوک Bطبقه 6 واحد 2 خواهد بود.

همانگونه که میدانید در ساختمانها موقعیتهای گوناگونی داریم مثل:

رایزر :RI

پشت بام : BA

راه پله :RP

زیر زمین:UN

زمانی که هرکدام از فعالیتها در یکی از موقعیتهای بالا انجام شود به جای طبقه یکی از حروف اختصاری را می گذاریم.

نکته : ماهیت پیدایش کد PIVOT   در ستونهای فایل ، تفاوت بین کدهای بوجود آمده به دلیل تفاوت موقعیت های کاری دسیپلینها بوده است. بنا براین ما مجبور به ساخت دو PIVOT TABLE  برای دسیپلین E   و یک PIVOTTABLE  برای دسیپلین M هستیم.

ساخت PIVOT TABLE الکتریکال:

در نمای INSERT   آیکون PIVOT TABLE  را بزنید و در قسمت انتخاب بازه ، بازه ی ستون H  تا ستون Y  را انتخاب کنید. 

نکته: موس را به محلی که نام ستون نوشته شده است برده از سلول شماره یک تا آخر ستونها انتخاب شود.

این موارد در شکل 6-1 نشان داده شده است .

 

پس از ساخت PIVOT TABLE  باید به سراغ تنظیمات آن بروید.

شکل 7-1

توضیح شکل بالا: پس از تهیه pivot table  روی کادر مستطیلی سمت راست کلیک راست کنید و آیتم pivot table options  را انتخاب کنید. سپس از tab>display  گزینه classic pivot table layout   را فعال کنید.

چینش ستونها در pivot table:

مانند شکل زیر (شکل 8-1) در سمت چپ نمای pivot table  تنظیمات زیر را انجام دهید.

به اینگونه عمل کنید:

Report filter:ستونهای DEC– بلوکطبقه  و تاریخ را در این قسمت قرار دهید.

Rows:ستونهای کد pivot  و فعالیت/بلوک / طبقه را در این قسمت قرار دهید.

Values: ستون کار انجام شده را در این ستون قرار دهید.

نکات:

1-با استفاده از امکان فیلتر که خودpivote table دارد  (فلشی که بالای هر کدام از ستونها زمانی که آنها را در یکی از چهار خانه گغته شده در بالا قرار دهید وجود دارد امکان فیلتر است ستون  decرا فیلتر کنید و فقط دسیپلین   Eرا انتخاب کنید.

 2- کلیک راست روی نام ستونهای وانتخاب گزینه field settings   در پنجره بازه شده در tab> subtotals&filters  گزینه none را انتخاب کنید. و در tab> layout & print  گزینه repeat item labels را انتخاب کنید.

شکل 8-1

3-      با توجه به اینکه ما درصد پیشرفت را به صورت تجمعی وارد میکنیم پس همیشه بزرگترین عددی که داریم آخرین مقدار پیشرفت ثبت شده آن آیتم است برای اینکه این موضوع را یعنی انتخاب بیشترین مقدار ستون کار انجام شده را در pivot  اعمال کنیم باید در قسمت valuesروی نام ستون کلیک راست کرده و گزینه value field settings   را انتخاب می کنیم  در قسمت پایین همین پنجره گزینه max   را انتخاب میکنیم.

4-      در زیر همین پنجره فرمت این ستون را نیز تبدیل به percentage   کنید.

شکل 9-1

نام این pivot  را el-1   انتخاب کنید .

اطلاعات refresh  شده در این pivot  را در شیت دیگری با نام el-2  کپی کنید و از آن یک pivot table  بگیرید.

تنظیماتی که در بالا گفته شد را برای آن انجام دهید.

نکته: دقت کنید در انتخاب بازه موس را از بالای هر ستون (جایی که نام ستون را نوشته) انتخاب کنید.

نکته: ستون total  را که از el-1  آورده اید در pivot   جدید در قسمت values  قرار داده و به جای max   در pivot  قبلی مقدار آن را sum   قرار دهید.

 نکته :ستون کد فعالیت/ بلوک /طبقه را درrows  قرار داده و این پایان کار pivote  شماست. نام آن El-2 را بزارید.

شکل 10-1

دوستان اگه از اون دسته از کسانی هستید که تا به حال با اکسل همچین کارهایی نکرده اید میدونم که شدیدا" اذیت شدید. اما فقط یک مرحله دیگه مانده و کمی صبر کنید.

مرحله آخر:

یک PIVOT TABLE  دیگه دقیقا مثل اولین PIVOT  درست کنید و پس از تهیه در ستون دسیپلین E   را فیلتر کنید که اطلاعات مربوط به تاسیسات الکتریکال را داشته باشید.

فصل اول تمام شد.

خسته نباشید.

یک فایل کامل جهت دانلود قرار میدم تا نتیجه کارتون را با فایل اصلی من مقایسه کنید.

 

این مورد را ارزیابی کنید
(15 رای‌ها)
  • آخرین ویرایش در چهارشنبه, 14 آبان 1393 ساعت 15:33
  • اندازه قلم
  • دیدگاه (2)
مهدی اشجعی

کارشناس کنترل برنامه ریزی و کنترل پروژه

کارشناس بازاریابی و فروش

پست الکترونیکی این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

نظرات   

 
+1 #2 امید در تاریخ: پنج شنبه 23 دی 1395 ، ساعت 10:10 ق ظ
سلام.ممنون از شما.آموزش دوم وسوم کی ارایه میشه؟
نقل قول
 
 
+4 #1 سید جواد دریاباری در تاریخ: یکشنبه 27 بهمن 1392 ، ساعت 11:11 ق ظ
سلام
من هم تو همین زمینه کار می کنم و مدت چهار سال است که از این روش البته با کمی تغییرات که ابداعی خودم از پایه هست استفاده می کنم خب پیشنهاد می کنم از اکسل 2013 استفاده کنید به خاطر امکان مدل سازی powerpivot و به جای استفاده از Range تو اکسل از جدول استفاده کنید (البته فایل سنگین تر میشه ) چون دیگه مشکل این که تک تک فرمولها را در هر سلول بنویسد ندارید و از بروز اشتباهات احتمالی جلوگیری می کند و تو ورژن 2013 میشه از Slicer استفاده کرد .
انتقادی که به این روش هست این که اطلاعات به صورت زمانبند نداریم که فلان کار تو فلان زمان چند درصد بوده ؟ که میشه با یه دیتا بیس ثانویه حلش کرد و اندکی ماکرو نیوسی که حجم کار روزانه و دقت کار برای کسی که اطلاعات وارد می کنه زیاد تر شود .
البته به جای Pivot Table میشه از لیست داده ها و فرمولهای مثل Sumifs استفاده کرد که مزیت این داره که میشه WBSتعریف کرد .
در کل کار شما در مقایسه با اون چیزی که همکاران تو ایران به عنوان کنترل پروژه انجام میدن قابل تقدیر است و کمتر کسی میشه تو این حوضه پیدا کرد که از این چنین روش دقیقی استفاده کنه .

با آرزوی موفقیت برا ی شما
نقل قول
 

ارسال نظر


کد امنیتی
بارگزاری مجدد

3523851
بازدید امروز
بازدید دیروز
بازدید هفته جاری
بازدید ماه جاری
بازدید کل
4260
3759
36589
101653
3523851

آی‌پی شما: 54.198.246.116
امروز: جمعه، 26 آبان 1396 - ساعت: 22:08:15

آرشیو

« November 2017 »
Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun
    1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30      

ورود به سایت

درباره ما

HTML 5 وب سایت کافه مدیران در دی ماه سال 1392 توسط گروهی از متخصصین ایرانی...