آموزش کاربردی مدیریت پروژه در برج های آفتاب22(فصل دوم)

بعد از تسلط بر مبحث فصل اول بهتره کارتون رو با آموزش فصل دوم در طی این مطلب کامل کنید.

 در صورتی که ایده ای برای کامل تر کردن این فایل به ذهنتون رسید با ما در تماس باشید تا ما با نام خودتان به عنوان یک مطلب داخل سایت قرار بدهیم.

تکنیک استفاده شده در این پکیج که امروز قسمت دوم آن را برای شما آماده کرده ایم بر پایه ی کدینگ فعالیت ها می باشد

بار دیگر اصول کارکرد این پکیج را برای شما عزیزان تشریح میکنم:

1-    فایل  database   که قبلا آموزش داده ایم. دراین فایل اطلاعات حاصله از گزارشات روزانه پیمانکاران بر اساس سیستم کندینگ مطرح شده وارد میشود.

2-    فایل daily report   که الان در مورد آن صحبت میکنیم .

 در این فایل که بعنوان یک محاسبه گر جهت تهیه گزارشات روزانه در سطح کنترلی مورد نظر کارفرما و دستگاه نظارت می باشد، اطلاعات را از data base  میگیریم و به این فایل وارد میکنیم.

3-    فایل master  که اطلاعات را در سطح برنامه زمانبندی پایش و ارائه میکند. بعد از آموزش daily report به آموزش این قسمت میپردازیم.

 

برای اولین قدم به ستونهای فایل محاسبه گر دقت کنید :

 

 

مشخصه ستون در اکسل

نام ستون

مشخصه ستون در اکسل

نام ستون

A

نظارت

L

Weight

B

Block

M

UP TO YESTERDAY Progress

C

Flore

N

TO DAY Progress

D

DEC

O

UP TODAY Progress

E

WP_Code

P

W_Progress

F

ACT_Id

Q

Daily Progress

G

BLOCK&Floor&WP

R

W_Daily Progress

H

Daily_Code

S

UP TO YESTERDAY ESTIMATION TOTAL

I

Work Package

T

Actual Estimation_TOTAL

J

Activity

U

Actual Estimation_DAILY

K

Estimation

V

كارگر

W

سركارگر

 

توضیحات در مورد ستون ها :

لازم به ذکر است شاید برخی دوستان تازه کار با خواندن مفهوم ستون ها که در پایین توضیح میدهیم کمی سردرگم شوند ولی توصیه میکنم با صبوری ذهن خود را آماده کنند تا در بخش توضیح کارکردی این فصل به تنفصیل با مفهوم همه مطالب آشنا شوند.

ستون نظارت در حقیقت آیتمهایی است که ناظر پروزه درخواست داشتند گزارشات در آن سطح به دستشان برسد. توضیح در مورد آن به آخر این فصل موکول می شود.

ستون BLOCK  منظور نام بلوک ساختمانی میباشد که در فصل اول توضیخ داده شد شامل بلوکهای A-B-C-D هستند. بعد از آن FLORE  به معنی شماره طبقه ((بلوکهای A , D  19 طبقه – بلوکهای B,C 20 طبقه مثبت دارند))

ستون DEC به معمای دیسیپلین می باشد . شامل دو دیسیپلین E  به معنای فعالیتهای الکتریکال و M به معنای فعالیتهای مکانیکال می باشد.

ستون WP –CODE به معنای کد بسته کاری “WORK PACKAGE” می باشد و ACT –ID به معنای آیدی یا کد هر فعالیت می باشد.

ستون BLOCK&Floor&WP نیز نوعی کد است که به ازای هر بسته کاری به ما قابلیت تفکیک بلوک و طبقه را میدهد.

در کنار ستون بالا ، ستون کد فعالیتی نیز وجود دارد که آن را DAILY-CODE نامیده ایم. در این ستون ما کدی با قابلیت تفکیک بلوک و طبقه و شماره آیدی فعالیت خواهیم داشت.

ستونهای ACTIVITY  و WORK PACKAGE  نام بسته کاری و فعالیتهای آن بسته را شامل میشود.

برای درک بهتر ستونهایی که تاکنون معرفی کرده ایم لطفا فصل اول را حتما مرور کنید.

ستونهای بعدی به ترتیب ستون مقدار کل یا برآورد و وزن هر فعالیت می باشد.

ستون UP TO YESTERDAY Progress به معنای مقدار پیشرفت تا روز قبل می باشد. مقدار پیشرفت تا روز گذشته را قبل از شروع کار پیشرفت گرفتن روزانه در این ستون کپی میکنیم. " در ادامه بیشتر توضیح می دهیم"

ستون TODAY Progress مقدار پیشرفت را در تاریخ گذارش گیری نشان میدهد.

ستون UP TODAY Progress بیشترین مقدار را بین دو ستون بالا یعنی " مقدار پیشرفت امروز و دیروز " را نشان میدهد.

ستون W_Progress در حقیقت مقدار وزن پیشرفت هر فعالیت میباشد. " در ادامه بیشتر توضیح میدهیم"

ستون DailyProgress بسیار ساده و محاسبه کننده پیشرفت روزانه ماست. یعنی تفربق ستون UP TODAY Progress از ستون UP TO YESTERDAY Progress .

ستون W_Daily Progress از ضرب ستون DailyProgress در ستون Weight بدست می آید. یعنی پیشرفت وزنی فعالیتها به ازای مقدار درصد پیشرفتی که در روز برای آنها محاسبه شده است.

سه ستون بعدی مربوط به برآوردهای هر کدام از فعالیتهاست.

ستون UP TO YESTERDAY ESTIMATION TOTAL یعنی با توجه به پیشرفت تا روز گذشته چه مقدار از کار انجام شده است.

ستون Actual Estimation_TOTAL یعنی با توجه به پیشرفت امروز چقدر از برآورد هر فعالیت انجام شده است.

ستون Actual Estimation_DAILY  نیز مقدار کار انجام شده بر اساس برآورد در روز مورد گزارش را نشان میدهد. در حقیقت از تفریق دو ستون قبل بدست می آید.

و اما دو ستون آخر که نشان دهنده تعداد کارگر و سر کارگریست که در هر بسته کاری فعالیت داشته اند.

توضیح تفصیلی در مورد کارکرد فایل :

در فصل اول برای شما توضیح دادیم که فرمول VLOOKUP  و PIVOT TABLE اساس محاسبات را در این پکیج بر عهده دارد. بنابراین مجددا توصیه میکنیم در صورت عدم تسلط به آنها فصل اول را مرور فرمایید.

به شکل زیر دقت کنید.

در این شکل چند سطر از ستونها تا ستون وزن فیزیکی پر شده است که به توضیح آن میپردازیم.

تنها دو ستون از آن دارای فرمول است و بقیه آنها اطلاعاتیست که باید تک تک ثبت شوند.

فرمول زیر در حقیقت کنار هم قراردادن اطلاعات جند سلول باهم در یک سلول مجزاست. CONCATENATE

همانگونه که عرض کرده بودم اساس این پکیج بر کد استوار است پس ما باید برای هر فعالیت و بسته کاری در هر کدام از چهار بلوک کاری و در هر کدام از طبقات آن کد یکه یا "یکتا" یا "منحصربفرد" داشته باشیم.

این دو کد همانگونه که در بخش معرفی ستون های گفته شد به معنی زیر هستند.

ستون BLOCK&Floor&WP :کدی بر گرفته از نام بلوک و شماره طبقه و کد WORK PACKAGE   هر فعالیت. " این ستون بسته کاری را در بلوک و طبقه یکتا میکند.

ستون DAILY-CODE : کدی بر گرفته از نام بلوک و شماره طبقه و شماره یا کد ریز فعالیتهای هر بسته که به آن ACTIVITY می گوییم. " این ستون ACTIVITY  ها رو در هر بلوک و طبقه یکتا می کند."

ما همانطور که در فصل اول دیدید یک سری بسته کاری در دو بخش کاری الکتریکال و مکانیکال تعریف کردیم.

هر کدام از این بسته های کاری را به فعالیتهای ریز تری تقسیم کردیم و به هرکدام یک وزن تخصیص دادیم.

وزن هر کدام از این ریز فعالیتها بر اساس نظر کارشناسی و هزینه ایی پروژه به گونه ای تنظیم شد که مجموع وزن بسته کاری آن 100 بشود.

پس از شناسایی این بسته های کار و ریز فعالیتها در هر کدام از دیسیپلین های آن ها را بر اساس هر بلوک و هر طبقه آن طبقه بندی میکنیم.

این طبقه بندی یعنی ستونهای B –C-D-E-F-I-J-K-L  

شما میتوانید این طبقه بندی را به دو صورت تهیه کنید.

1-    کل فعالیتها و بسته ها ، وزن و برآوردها را در هر بلوک به ازای یک طبقه با تفکیک الکتریکال و مکانیکال بنویسید سپس کل آن را کپی کنید . آن وقت کافیه که شماره هر طبقه را اصلاح کنید

2-    هر کدام از فعالیتهای را در هر بلوک با وزن و برآورده و ..... به یکباره برای هر 20 طبقه بنوسید . در شکل زیر ما بسته کاری لوله کشی فن کویل را با همه متعلقات در سه طبقه فرضی کپی کرده ایم. بنابراین شما باید این کار را برای تمامی بسته ها و در تمامی بلوک ها و طبقات به تفکیک مکانیک و الکتریکال انجام دهید.

پیشنهاد میکنم که با توجه به محدودیتهای نوشتاری برای درک بهتر، همین حالا فایل نهایی قرار داده شده در انتهای این مطلب را دانلود کنید تا بتوانید از روی آن و با دید بهتر به فراگیری این مطلب در ادامه بپردازید

خب حالا که فایل را دارید به سراغ بقیه ستونها میرویم.

 ستون های M – N- O  ستونهایی که با استفاده از کدهایی که قبلا تولید کرده ایم مقدار پیشرفت را بر اساس اطلاعات فایل DATABASE فصل اول در ستونها وارد میکنند.

مهمترین ستون در بین این ستونها ستون N یا همان TODAY Progress  می باشد. فرمول این ستون این است :

ترجمه فرمول :

مقدار سلول "H6" رار در جدول" X2  تا Y8638 "پیدا کن و مقدار سلول متناظر آن را از ستون دوم جدول وارد کن.

خوب حتما میپرسید جدول بازه ی X تا Y چیست ؟؟؟؟؟؟؟؟

این جدول اولین انتقال اطلاعات از فایل database به فایل محاسبه گر است. یک انتقال دیگر نیز برای محاسبه کارگر و سر کارگر داریم.

این جدول دقیقا مقادیر دو PIVOT TABLE الکتریکال و مکانیکال در فایل DATABASE می باشد که عیناً کپی میشود.

 لطفا بروید و فایل DATABASE  را بطور رایگان دانلود کنید و این دو PIVOT  را ملاحضه کنید.

خواهد دید که در آن جا هم اطلاعات بر اساس کد فعالیتی که همان DAILY-CODE می باشد جدا شده است.

خوب فهمیدید که وظیفه ستون N چیست. حالا فرمول را به کل ستون تخصیص دهید.

وضع ستون O  هم که مشخص است بیشترین مقدار بین دو ستون M و N ، اما بخش جذاب این سه ستون ستون M یعنی UP TO YESTERDAY Progress  می باشد.

مقدار روز گذشته را قبل از بروزرسانی فایل با ید ابتدا در این ستون کپی کنید. این ستون و اطلاعات آن را بر اساس خلاقیت قرار دادیم تا بتوانیم مقدار روزانه پیشرفت ها رو از تفریق ستون O با این ستون بدست بیاریم یعنی ستون Q یا همان DAILY PROGRESS

خوب ستون P   را فراموش نکنیم که همانا محاسبه پیشرفت بر اساس وزن برای هر فعالیت یا ACTIVITY  می باشد.

یه توضیح کوچولو در مورد محاسبات پیشرفت میدم.

فرض کنید پروژ های داریم با شرایط زیر :

نحوه ی محاسبه پیشرفت این پروژه که 65.5% است به صورت زیر است :

 

حالا که متوجه نحوه محاسبه پیشرفت شدید باید بدانید که در این فایل ما پیشرفت هر کدام از بسته های کاری را از همین روش و با استفاده از PIVOT   انجام میدهیم. در حقیقت ما میخواهیم شرایطی را در این فایل آماده و محیا کنیم تا بتوانیم اطلاعات پیشرفتی که براساس ACTITVITY  ها میگیریم به اطلاعات در سطح بسته های کاری تبدیل کنیم تا بتوانیم پیشرفت کل پروزه را محاسبه کنیم.

در ادامه و ستون R هم محاسبه گر پیشرفت وزنی است . منتها این بار بر اساس پیشرفت روزانه هر فعالیت.

یعنی ستون W_Daily Progress میگوید که فعالیت x چه مقدار پیشرفت به بسته ی کاریش داده با این مقدار پیشرفت واقعی روزانه.

سه فرمول بعدی مستقیما مربوط به مقدار کار انجام شده با توجه به درصد پیشرفت هر فعالیت است.

به عبارت ساده تر با ضرب درصد پیشرفت در مقدار برآورد هر فعالیت مقدار کار انجام شده بدست می آید.

اینجا هم همین کار را انجام داده ایم.

در شکل زیر فرمول های هر ستون نمایش داده شده است.

 خوب حالا نوبت یه انتقال دیگه است

انتقال شماره 2 از database  به فایل محاسبه گر.

دومین انتقال همانگونه که قبلا گفتیم انتقال اطلاعات مربوط به PIVOT نیرو در فایل DATABASE به بازه ستونهای Z  تا AB می باشد.

فرمولهای دو ستون کارگر و سر کارگر را ببینید. دقیقا مانند فرمول استفاده شده در ستون N یا همان TODAY PROGRESS میباشد با این تفاوت که بازه ی آن تغییر کرده است.

 

فرمول ستون کارگر یا V  :

 

 

فرمول ستون سرکارگر یا W  :

 

کل مطالب ارائه شده در بالا مربوط به ساخت شیت PROGRESS از فایل محاسبه گر بود. از الان به بعد شروع به ساخت PIVOT TABLE های آن میکنیم که تغذیه کننده فایل MASTER  که در فصل بعدی یعنی فصل سوم آموزش داده خواهد شد، میکنیم.

تا اینجا فایل daily report قابلیت ارائه گزارشات روزانه بر اساس سطح کنترلی ما (بعنوان عامل اجرایی پروژه) را دارد.

اما کارفرمای ما نیاز به کنترل در سطح مارا ندارد.

برای مثال برای کارفرما حمل اجناس به طبقات ، برش کاری ، مونتاژ لوله ها و خال جوش دادن آن مهم نیست.

کارفرما برای برنامه ریزی های خود و گزارش به ذی نفعان پروژه تنها میخواهد بداند لوله کشی فن کویل در طبقه x از بلوک A چند درصد پیشرفت داشته است.

برای این منظور ما قبلا تمهیدات لازم را اندیشیدیم.

1-    شناسایی ریز فعالیتهای هر فرآیند

2-    وزن دهی هر کدام از آنها

3-    کدینگ حرفه ای

حالا با این داشته ها و تنها با یک PIVOT  TABLE میتوانیم گزارشات مد نظر کارفرما را تهیه کنیم.

 

کل محدوده ستون B  الی ستون W را انتخاب میکنیم .

 

از نمای INSERT گزینه PIVOT TABLE را اتتخاب میکنیم. پنجره CREATE PIVOT TABLE باز میشود و میتوانید محدوده و اینکه PIVOT شما در شیت جدید یا قسمتی از همان شیتی که دارید روش کار میکنید تشکیل بشه را انتخاب کنید.

ما شیت جدیدی را انتخاب میکنیم و اسم آن را PIVOT DAILY   میگذاریم.

پس از ایجاد PIVOT  در شیت جدید به تنظیمات آن میپردازیم.

در قسمت ایجاد شده از PIVOT  در صفحه ی سلولی اکسل ، کلیک راست کرده و گزینه Pivot table options

در این پنجره تنظیمات بسیاری وجود دارد که قبلا در پستهای قبلی توضیح داده شده است.

نکته مهم در تنظیم این pivot  این است که درتب display تیک گزینه classic pivot table را بزنید تا چینش المانهای به حالت مطلوب ما در بیاید.

خوب تنظیم pivot daily  نیز به صورت شکل زیر می باشد :

هر کدام از ستونها را در محل مخصوص به خود مطابق شکل زیر قرار دهید

برای اینکه در قسمت values بتوانید نحوه محاسبات را بر اساس جمع تبدیل کنید به روش زیر عمل کنید.

برروی اسم ستون ها در قسمت values کلیک چپ کرده و از پنجره value field setting در تب summarize value by   گزینه sum  را انتخاب کنید.

همچنین در قسمت Row labels یادتان باشد حتما روی ستون DEC (دیسیپلین) کلیک کنید و از پنجره value field setting و اینبار تب Layot & print  گزینه repeat item label را فعال کنید.

 

این از ساخت pivot table  و به شما پیشنهاد میدهم که اگه در مورد این امکان خوب در اکسل اطلاعات زیادی ندارید حتما مطالب مرتبط با آن را از سایت کافه مدیران یا منابع دیگر مطالعه نمایید و سپس اطلاعات این آموزش را مرور کنید.

لازم بذکر است همانگونه که قبلا توضیح داده شد ما در فایل progress اولین فیلدمان عنوان بنام نظارت (جراحی" نام ناظر پروژه) داشت که دلیل آن بیرون کشیدن اطلاعاتی بود که ناظر محترم پروژه از ما انتظار گزارش داشتند.

به دلیل تشابه ساخت pivot table برای این موضوع با pivot daily  ساخته شده در بالا از ذکر توضیحات آن خوداری میکنیم اما در فایل تمرینی برای شما کامل آن را قرار میدهیم که بتوانید خودتان به آنالیز آن بپردازید.

آخرین مرحله از این فایل آموزشی ساخت شیت گزارش می باشد.

در این شیت اطلاعات حاصله از pivot daily کپی میشود و با چند فرمول ساده که قبلا هم نمونه آن را دیده اید گزارش ما کامل و آماده ارائه می باشد.

خوب یک شیت جدید باز کنید و نام آن را report  بگذارید.

ستونهایی که در این شیت لازم داریم مطابق شکل زیر می باشد :

یعنی کامل مانند ستونهای pivot daily ولی با این تفاوت که معادلهای فارسی آن را مینویسیم.

اطلاعات pivot daily  را پس از هر بار گزارش گیری آپدیت میکنیم و آنها را copy –paste link میکنیم سپس ستون پیشرفت روزانه را فیلتر میکنیم و همه گزینه ها بجز 0% (صفر) را انتخاب میکنیم تا جدول فعالیتهایی که در گزارش آن روز انجام شده اند را نشان دهد.

مسیر آپدیت با Refresh برای pivot  به شکل زیر است:

 

امیدوارم با استفاده از فایل این آموزش که برای شما قرار داده ایم بتوانید مسیر و روند کار را بهتر درک کنید و با ایده های ناب پروسه این سبک گزارش گیری را راحتر نمایید.

دانلود فایل تمرینی

 

این مورد را ارزیابی کنید
(1 رای)
مهدی اشجعی

کارشناس کنترل برنامه ریزی و کنترل پروژه

کارشناس بازاریابی و فروش

پست الکترونیکی این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید
محتوای بیشتر در این بخش: « مستند سازی اطلاعات پروژه

ارسال نظر


کد امنیتی
بارگزاری مجدد

3530827
بازدید امروز
بازدید دیروز
بازدید هفته جاری
بازدید ماه جاری
بازدید کل
962
5841
962
108629
3530827

آی‌پی شما: 54.198.134.32
امروز: یکشنبه، 28 آبان 1396 - ساعت: 06:08:42

آرشیو

« November 2017 »
Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun
    1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30      

ورود به سایت

درباره ما

HTML 5 وب سایت کافه مدیران در دی ماه سال 1392 توسط گروهی از متخصصین ایرانی...